ישיבות עבודה הם חלק אינטגרלי מהשיגרה של ארגונים.  ההערכות מדברות על כך שבין 35% ל -50% מהזמן מוקדש לישיבות, תלוי בארגון ובדרגת הבכירות של העובד.  זהו נתח זמן משמעותי.  עבור עובדים מופנמים, זהו אחד מהאתגרים הכי גדולים עימם הם מתמודדים במקום העבודה וגם מקור ללא מעט תסכולים.  באמצעות מספר שינויים פשוטים, הארגונים יכולים לא רק לשנות את החוויה של העובדים המופנמים אלא גם לייעל את השיבות ולהפיק מהם ערך ברמה הארגונית.

האם ישיבות עבודה הן יעילות ?

ישיבות עבודה אמורות היו להיות המנוע באמצעותן ארגונים מקדמים פרויקטים, מוצאים רעיונות חדשניים לבעיות קיימות, פותרים דילמות ומעל לכל, מובילים לתוצאות עסקיות.  יחד עם זאת, 67% מהעובדים מציינים שהישבות אינן יעילות.  אנשים מסוימים מדברים, הרעיונות מתפוגגים בחלל האויר ובשורה תחתונה הישיבות מסתיימות ללא תוצאות. 

לחוסר היעילות, יש סיבות שונות.  אחת מהן היא העדר תכנון מראש של הישיבה.  אין הגדרת מטרות ברורות וגם הציפיות מהמשתתפים לא מתוקשרות.

הפורמט של ישיבות עבודה, במתכונתו הנוכחית, לא נמצא בהלימה עם החוזקות של העובדים המופנמים.  אם נוסיף לכך, את הלחץ המופעל עליהם מצד מנהלים לדבר יותר במהלך הישיבה ואת התרבות שמעריצה את האנשים הדברנים, לא יהיה קשה להבין מדוע העובדים המופנמים, שלרוב שתקו במהלך הישיבה, מסיימים אותה בהרגשת תסכול ופספוס. 

למה העובדים המופנמים שותקים במהלך הפגישות ?

ישנן שתי סיבות עקריות לכך :

1. מופנמים מעדיפים לנתח את המידע המוצג, לחשוב עליו, לפני שהם מדברים. החשיבה של אנשים מופנמים מאופיינת בעומק ולא במהירות.  קצב הישיבות והאופי שלהם לא מאפשרים לאנשים מופנמים לקחת חלק פעיל בהם.  לא פעם, הם מוצאים את עצמם בסיטואציה בה החלטות התקבלו, בלי שהיה להם בכלל זמן להשמיע את עמדתם.
2. רוב הפגישות בנויות למוחצנים אלא אם כן יש מנחה מאוד מנוסה. בדרך-כלל מי שיצעק, הוא זה שקולו ישמע.  הדיבור הופך להיות צורת החשיבה המועדפת.  הארגון אף עשוי לקבל החלטות לפי אלו שצעקו למרות, שיש אפס קוראלציה בין האנשים שצועקים לאלו שיש להם את הרעיונות הכי טובים.

לשתיקות יש מחיר כפול גם עבור העובדים המופנמים וגם עבור הארגון.  העובדים המופנמים נתפסים ככאלו שלא מביאים ערך או אדישים.  זהו נזק תדמיתי, אשר לאורך הזמן פוגע לדוגמא בסיכויי הקידום של אותו עובד לתפקידי ניהול.

הארגון, לא נחשף לתובנות, לפתרונות, לרעיונות של אותם עובדים אשר עשויים לסייע לקידומו של פרויקט או לפתרון אתגר עסקי.

מה ניתן לעשות כדי לאפשר לעובדים המופנמים להביא את קולם בהלך הישיבה ?

באמצעות מספר שינויים פשוטים, ניתן להפוך את המרחב שבו מתקיימות ישיבות, למרחב שמאפשר לכל הקולות להישמע. 

לשלוח את האג'נדה של הישיבה

אם נשלח יום-יומיים לפני הישיבה את האג'נדה ואת השאלות לדיון,  לכל המשתתפים, זה יאפשר לעובדים המופנמים להגיע מוכנים לישיבה.  בצורה כזאת, יהיה להם קל יותר להביע את עמדתם במהלך הישיבה.  צעד כזה, מאפשר להפוך את הישיבה ליעילה יותר עבור כל המשתתפים, ומעלה את הסיכויים לסיים אותה בתוצאות קונקרטיות.

הפסקות

כאשר מדובר בישיבות ארוכות, רצוי לקבוע הפסקות.  ההפסקות יאפשרו לאנשים המופנמים, זמן חשיבה על הנושאים המועלים וגם אפשרות לנסח את עמדתם.  עבור העובדים המוחצנים, זה זמן טוב לדבר עם הקולגות שלהם.

לתאם ציפיות

כדאי ורצוי לפני הפגישה לתאם ציפיות עם כלל המשתתפים ובעיקר עם המשתתפים המופנמים.  לדוגמא : מי שמוביל את הפגישה יכול לבקש מהעובד המופנם להכין סוגיה ולהציג אותה בפתיחת הישיבה או להוביל חלק מהפגישה.  כשהדברים מתואמים מראש, הציפיות ברורות והסיכוי לאי הבנות ואכזבות הדדיות יורד.

סבב

סבבים הם דרך טובה לאפשר לכל המשתתפים להביע את דעתם במיוחד למשתתפים המופנמים.  בצורה כזאת, העובד המופנם מרגיש שיש לו את הבמה לשתף בדעתו.

סיעור מוחות בכתב

לא מעט מהישיבות מוקדות לסיעור מוחות (brainstorming)  בעל-פה.  מומלץ לאפשר זמן לסיעור מוחות עצמאי, כשכל אחד מהמשתתפים כותב את רעיונותיו ורק אח"כ משתף אותם בפורום הרחב.

דיון אחד על אחד או בקבוצות קטנות

במידה ומדובר בישיבה רבת משתתפים, מומלץ לאפשר דיון בקבוצות קטנות או אחד על אחד כחלק מהישיבה.  כך, יתאפשר לעובדים המופנמים להביע את דעתם בצורה נוחה יותר.

לבחון אם ישיבה היא הפורמט הכי מתאים לקידום המטרות

מומלץ לשאול האם הפורמט של ישיבה הוא הפורמט הכי יעיל לקידום המטרה שלנו ? יתכן שדווקא שיחה אחד על אחד עם מספר אנשי מפתח היא עדיפה או אולי דווקא מתן מענה על שאלה מסוימת בכתב יעזור למקד את תהליך קבלת ההחלטות בכיוון הרצוי.

לסיכום, ריד הופמן, מייסד לינקדין אמר שקיימת סכנה שארגונים יהפכו ל monocultures – בעלי תרבות אחת.  ישיבות העבודה, הם דוגמא לפרקטיקה שנבנתה ומתנהלת על-פי תרבות אחת – התרבות המוחצנת.  חשוב שנבנה סביבה בה, כל עובד, יכול להביא ערך בדרך שמתאימה למי שהוא, כי רק כך נוכל להבטיח שאנחנו צועדים כארגון בכיוון הנכון.

מקורות :

How much time do we spend in meetings ?

https://www.themuse.com/advice/how-much-time-do-we-spend-in-meetings-hint-its-scary